Tugas Pokok Tim Pengelola Kegiatan (TPK)

Tugas Pokok Tim Pengelola Kegiatan (TPK)

TPK berasal dari anggota masyarakat yang dipilih melalui musyawarah desa yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk  mengelola dan melaksanakan PNPM Mandiri Perdesaan. TPK terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa, mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara membantu Ketua TPK terutama dalam masalah administrasi dan keuangan. Jika memang diperlukan, TPK dapat menambah tenaga atau anggota sesuai bidang kegiatan yang diperlukan. Tambahan anggota atau tenaga dapat dipilih pada saat musyawarah desa informasi hasil musyawarah antar desa penetapan usulan. 

Tugas dan Tanggung jawab TPK adalah :

a.    mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai oleh PNPM Mandiri Perdesaan secara terbuka dan melibatkan masyarakat, dalam hal :

-   pembuatan rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana (RPD) untuk memanfaatkan biaya pelaksanaan kegiatan.

-   penyiapan dokumen administrasi sesuai ketentuan pada buku PTO dan penjelasannya.

-   pembuatan rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat, mengoordinasikan tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan.

-   memastikan bahwa tenaga kerja berasal dari RTM diutamakan.

-   pemeriksaan hasil kerja dan penerimaan bahan kemudian mengajukan sertifikasi untuk mendapat persetujuan dari Fasilitator Kecamatan,

-   pengawasan dan pengendalian  kualitas pekerjaan,

-   pembuatan laporan bulanan,

b.    menyelenggarakan musyawarah desa yang diperlukan termasuk musyawarah dalam rangka perubahan kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan,

c.    menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana PNPM Mandiri Perdesaan dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan musyawarah desa dan menempelkan data di papan informasi,

d.    menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana PNPM Mandiri Perdesaan dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan melalui pertemuan musyawarah desa,

e.    membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PJOK.

f.     membuat rencana operasional dan pemeliharaan aset hasil kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. 

Ketua TPK

Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa. Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a.    melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di desa

b.    menjelaskan maksud dan tujuan PNPM Mandiri Perdesaan kepada masyarakat

c.    memeriksa dan menandatangani rencana kerja detail dan RPD

d.    memeriksa dan menandatangani hasil sertifikasi setiap tahapan kegiatan bersama Fasilitator Kecamatan

e.    memimpin TPK dalam rapat perencanaan, pra pelaksanaan dan evaluasi.

f.     memeriksa buku kas umum dan mendorong penyelenggaraan administrasi yang tertib dan transparan.

g.    membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa, jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana.

h.    menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana.

i.      memeriksa dan menandatangani laporan bulanan.

j.      menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SF-Kab), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K),

k.    mendorong setiap kelompok penerima manfaat untuk bertanggung jawab dalam operasional dan pemeliharaan kegiatan yang sudah dibangun atau dikerjakan

l.      mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota  TPK yang bersangkutan,

m.   wajib menyampaikan informasi yang dibutuhkan  untuk keperluan audit PNPM Mandiri Perdesaan

Sekretaris

Tugas dan tanggung jawab sekretaris TPK meliputi:

a.    membantu Ketua TPK dalam melaksanakan tugas-tugas administratif

b.    mengisi formulir, membuat surat serta administrasi lain yang diperlukan oleh  TPK

c.    menyajikan informasi tentang kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dan laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi,

d.    memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam papan informasi

e.    mengadministrasikan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi PNPM Mandiri Perdesaan,

f.     menghitung HOK dan besarnya insentif berdasarkan daftar hadir pekerja dari mandor atau kepala kelompok

g.    membantu Ketua TPK dalam pengisian format Laporan Bulanan,

h.    memelihara / menjaga semua arsip.

i.      mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh  Fasilitator Kecamatan

j.      membuat catatan seluruh aktivitas dan administrasi yang berkaitan dengan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan

Bendahara

Tugas dan tanggung jawab bendahara TPK meliputi :

a.    menyimpan dan menjaga uang kas kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan

b.    menyiapkan kuitansi-kuitansi setiap pembayaran dalam kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan,

c.    melaksanakan pembayaran insentif langsung kepada pekerja/masyarakat dan pembayaran bahan kepada suplier setelah diketahui dan disetujui oleh Ketua TPK,

d.    melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan,

e.    membantu Ketua TPK membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD)

f.     melengkapi LPD dengan semua bukti-bukti pembayaran dan nota penerimaan barang,

g.    menyiapkan administrasi untuk pengajuan  dan pengambilan dana PNPM Mandiri Perdesaan,

h.    menyiapkan data-data keuangan PNPM Mandiri Perdesaan sebagai bahan pembuatan laporan bulanan oleh Ketua TPK,

i.      menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan pembayaran

j.      mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh  Fasilitator Kecamatan