PENGARSIPAN DAN PEMBUKUAN TP3

PENGARSIPAN DAN PEMBUKUAN TP3

Pembukuan

A.   TP3 wajib membukukan semua penerimaan dan pengeluaran dana secara terperinci selambat‑larnbatnya satu hari sesudah dilakukan transaksi.

B.    Pembukuan dilakukan sesuai FORM terlampir.

C.    Pembukuan ditutup setiap akhir bulan pada tanggal yang tetap ditandatangani oleh Bendahara, dan Ketua, dan diketahui wakil masyarakat.

D.   Bukti‑bukti pembayaran / kuitansi diberi nomor sesuai nornor bukti pada Buku Kas Harian.

E.    Setiap bukti pengeluaran dan pemasukan dijilid beserta lampiran bukti‑bukti parnbayaran dan nota‑nota penerimaan barang sesuai urutan nomor bukti, untuk disimpan di TP3.

F.    Didalam Buku Kas Harian tidak boleh ada Tip‑Ex atau penghapusan. Jika ada kesalahan, dicoret dan dikoreksi, kemudian diparaf oleh Bendahara.

G.   Bukti‑bukti disimpan di TP3.

H.   Pembukuan dan bukti‑bukti dapat diperiksa sewaktu‑waktu oleh masyarakat ataupun instansi yang berwenang.

Pelaporan

A. TP3 wajib membuat laporan bulanan yang terdiri :

A.I. Laporan Kegiatan Pemeliharaan (Form LKP)

A.II. Laporan Fisik dan Biaya (Form LFB)

B. Laporan dibuat oleh sekretaris TP3 dan ditandatangani oleh Ketua, kemudian dikirim kepada UPK/PJOK

Pengarsipan

A.   TP3 wajib menyimpan arsip kegiatan dan sewaktu‑waktu dapat dilihat oleh siapa saja yang perlu informasi tentang kegiatan pemeliharaan.

B.    Dokumen yang harus disimpan termasuk:

o   Pembentukan TP3 beserta Struktur Organisasi

o   Rencana Pemeliharaan

o   Notulen‑notulen rapat

o   Buku Kas Harian, bukti pengeluaran dan penerimaan dana, termasuk pinjaman/ pelunasan

o   Laporan Bulanan Kegiatan Pemeliharaan

o   Dokumen lainnya.

Keterbukaan

A.   TP3 wajib memasang dan mengumumkan kepada masyarakat pemanfaat prasarana tentang rencana pemeliharaan.

B.    Keputusan‑keputusan penting harus dilaksanakan secara musyawarah antara TP3 dan pemanfaat prasarana.

C.    Baqi desa yang belum terbentuk TP3, maka Fasilitator wajib memberi penjelasan (sosialisasi) masalah pemeliharaan prasarana desa kepada semua lapisan masyarakat, khususnya pemanfaat, dan selanjutnya diadakan pembentukan TP3.

D.   Baqi semua desa yang pernah melaksanakan kegiatan pembangunan prasarana melalui bantuan PNPM-MP, Fasilitator wajib melakukan pemantauan, pemeriksaan kinerja TP3 dan apakah sudah terdapat administrasi pengelolaan pemeliharaan.