Administrasi Pemeliharaan Prasarana Desa

Administrasi Pemeliharaan Prasarana Desa

Pengelolaan pemeliharaan merupakan tanggug jawab masyarakat pemanfaat yang dikelola oleh Tim Pengelola Pemeliharaan Prasarana (TP3), sehingga dalam menjalankan tugasnya perlu dilengkapi dengan kegiatan administrasi yang tertib agar dapat mencapai tujuan yang diarapkan.

Selanjutnya pedoman administrasi ini disusun dengan maksud untuk mendukung agar kegiatan pemeliharaan prasarana desa yang dilaksanakan di setiap desa, khususnya desa yang pernah mendapat bantuan PNPM-MP dapat dicatat dengan tertib, sehingga sewaktu-waktu bagi siapapun yang ingin belajar dan ingin mengetahui informasi kegiatan pemeliharaan dapat dengan mudah mendapatkannya.

Yang perlu digarisbawahi sebagai pesan pemeliharaan adalah sebagai berikut :

1.     Bagi desa yang belum mempunyai sumber dana, tetap harus membuat administrasi pengelolaan pemeliharaan, terutama catatan kegiatan dan partisipasi masyarakatnya. Telah terbukti banyak desa yang memulai kegiatannya tidak dengan dana, tetapi pada suatu saat ternyata dapat berkembang dan akhirnya masyarakat berswadaya dalam biaya.

2.    Bagi desa yang sejak awal telah mempunyai sumber dana, maka administrasi pengelolaan pemeliharaan harus dibuat tertib sejak awal, selain itu diharapkan arah dari pemeiharaan pada suatu saat dapat ditingkatkan pada skala yang lebih besar yaitu untuk mengembangkan prasarana, baik kuantitas maupun kualitasnya.

Prinsip Dasar

A.   Administrasi dikerjakon oleh TP3

B.    TP3 mengerjakon administrasi secara terbuka

C.    Pelaksanaan administrasi pemeliharaan dikerjakan secara disiplin

Tujuan Administrasi

A.   Untuk mendapatkan hasil pelaksanoan yang tertib.

B.    Tiap saat dapat diketahui jumlah penerimaan dan pengeluaran dana kegiatan pemeliharaan.

C.    Sebagai pertanggungjawaban terhadap pemeriksaan dari masyarakat, dan atau Instansi yang berwenang.

D.   Untuk pengendalian, baik jumlah volume pekerjaan maupun penggunaan dananya.

Ketenagakerjaan

A.   Semua orang yang bekerja, dibiayai dan atau kerja bakti (gotong royong) harus dicatat pada Buku Kegiatan Pemeliharaan.

B.    Untuk pemakaian tenaga yang dibiayai maka pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Sistem Harian dan Sistem Upah Borongan

Sumber Dana

A.   Setiap penerimaan dana dari manapun asalnya, TP3 menyiapkan kuitansi penerimaan sesuai jumlah dana yang diterima. Kemudian dana tersebut dicatat oleh Bendahara TP3 dan dilaporkan UPK atau PJOK, dan atau selanjutnya disimpan dalam tabungan di Bank yang disepakati.

B.    Untuk penarikan dana, TP3 menyiapkan kuitansi, dan rencana pengguncan dana / laporan penggunaan dana yang telah diperiksa dan disepokati.

C.    Bila penarikan dana dari Bank (baqi dana yang disimpan di Bank) harus sesuai dengan kebutuhan yang segera dibayarkan dan dicantumkan dalam sebuah rencana penggunaan dana (RPD), dan bila ada kelebihan / sisa pemakaian wajib dilaporkan ke Bendahara TP3 untuk disimpan kembali.

D.   Bukti pernbayaran oleh Bank harus disimpan dan segera dibukukan pada Buku Kas Harian.